Microsoft word - novartis pharma-planisware.doc

Novartis Pharma AG:
Globales Multiprojektmanagement mit OPX2 Pharma
Projektmanagement in der Pharmabranche hat im wahrsten Sinn des Wortes seine eigenen Gesetze. Die Entwicklung neuer Arzneimittel folgt einem äußerst aufwändigen Zulassungsverfahren, das sich über Jahre hinzieht. Nur noch internationale Konzerne haben die Kraft, Forschungs- und Entwicklungsprojekte zu wirtschaftlich rentablen Produkten zu führen. In ihren oft mehrere hundert bis tausend Vorhaben umfassenden Projektportfolios müssen sie die chancenreichsten Produkte identifizieren und die aussichtslosen Projekte möglichst früh einstellen. Das Controlling der laufenden Projekte und die langfristige Prognose der Portfolioentwicklung erfordert aktuelle Daten über die Aufwände der global verteilten Teams und den Status ihrer Projekte. Bei der Novartis Pharma AG erfüllt OPX2 Pharma die aus diesen Rahmenbedingungen entstehenden, besonders hohen Ansprüche an die Werkzeuge des Projektmanagements. Novartis: Projektorientierter Pharmagigant
Die Novartis AG ging 1996 aus einer der größten Unternehmensfusionen der Wirtschaftsgeschichte zwischen den beiden Schweizer Pharmakonzernen Sandoz und Ciba-Geigy hervor. Die Marke Novartis, abgeleitet vom lateinischen „novae artes“ – „neue Künste“, steht für das beständige Bemühen um Innovation und die Entwicklung neuer Produkte. Nicht nur mit seinem Namen drückt der global arbeitende Konzern sein strategisches Bekenntnis zu Forschung und Entwicklung (FuE) aus. Im Jahr 2002 gingen über 4,3 Milliarden Schweizer Franken in FuE-Projekte. Mehr als 10.000 Mitarbeiter forschen auf allen fünf Kontinenten an neuen Produkten. Im Geschäftsbereich Pharma beträgt der FuE-Anteil ca. 17% des Umsatzes. Zum Kerngeschäft von Novartis zählen unter anderem Medikamente für Herz- und Kreislauferkrankungen (Diovan/Co-Diovan), Krebstherapie (Gleevec/Glivec), Immunologie (Sandimmun/Neoral) oder Nervenkrankheiten (Exelon TDS gegen Alzheimer). Neben der Vielzahl unmittelbar pharmazeutischer Produkte wächst auch der Geschäftsbereich „Consumer Health“, der z.B. Produkte zur Selbstmedikation und medizinische Spezialnahrung umfasst. Strategisches Ziel von Novartis Pharma ist es, eine führende Position bei der Neuentwicklung von Arzneimitteln zu behaupten. Ausdruck dafür ist zum einen der mit 60% vergleichsweise hohe Beitrag durch patentgeschützte Produkte am Umsatz, zum anderen der Umfang der sogenannten „Pipeline“ (Liste der in klinischen Tests befindlichen Produkte), die bei Novartis derzeit 67 Positionen aufweist. Ausführlichere Informationen über Novartis und seine Forschungsaktivitäten sind auf den Websites des Konzerns http://www.novartis.com und http://www.novartisinstitutes.com zu erhalten. Projektportfoliomanagement als Überlebensfrage
Projektmanagement hat im FuE-Bereich der Pharmaindustrie eine lange Tradition und wird zu Recht oft repräsentativ für den Projekttyp des „New Product Development“ angesehen. Schließlich ist in der biochemischen und medizinischen Forschung die Unsicherheit des Projekterfolgs besonders hoch und nur die wenigsten begonnenen Projekte führen zu einem wirtschaftlich verwertbaren Ergebnis. Gleichzeitig liegen die Entwicklungskosten für ein neues Produkt im Bereich einiger Millionen bis einigen zig Millionen Euro und es bleibt von der Zulassung des Medikaments bis zum Auslaufen des Patentschutzes nur ein Zeitfenster von wenigen Jahren, um die Entwicklungskosten wieder einzuspielen. Der Reifegrad der Organisation für Projektmanagement ist im Pharmabereich dadurch eine Überlebensfrage. „Wir haben bei Novartis Pharma eine ausgesprochene Projektkultur. Das Standing der Projektmanagementorganisation ist sehr gut, der Vorstand misst dem Projektmanagement absolut strategische Bedeutung zu und unsere PM-Prozesse sind einheitlich definiert.“, beschreibt Karl Eric Leyser, Manager in der Abteilung „Global Decision Support“, die Projektorientierung des Konzerns und führt weiter aus: „Das Besondere an der Projektmanagementkultur bei Novartis Pharma ist ihre globale Dimension auf allen Ebenen von der operativen Projektabwicklung im Labor bis hin zur strategischen Steuerung des Projektportfolios im Vorstand.“ http://www.projektmagazin.de - Das interaktive Online-Magazin für modernes Projektmanagement Seite 1 2003 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion Wachstum braucht neues Projektmanagement-Tool
Bei Novartis unterstützten deshalb schon lange unterschiedliche Softwareprodukte Management und Controlling von Projekten. Die eingesetzten Tools für Projektmanagement und Zeiterfassung stießen jedoch Ende der neunziger Jahre an die Grenze ihrer Leistungsfähigkeit und Novartis entschloss sich, eine neue, den stark gewachsenen Bedürfnissen genügende Softwarelösung einzuführen. Zu den wesentlichen Anforderungen im Lastenheft von Novartis zählten:  Möglichkeit zum globalen Projektreporting auf der Basis aktueller Daten  durchgängige Haltung aller projektrelevanten Daten auf allen Detaillierungsebenen in einem System, insbesondere die Ressourcenverwaltung und die Aufwandserfassung  Möglichkeit zu unterschiedlich strukturierten Abbildungen der weltweiten Entwicklungsaktivitäten auf einem einheitlich gehaltenen Datenbestand.  Schnittstellen zu ERP-Systemen und zu anderer pharmazeutischer Spezialsoftware  Übernahmemöglichkeit der bestehenden Daten aus dem bestehenden Projektmanagement-Tool  zentrale Datenhaltung und Skalierbarkeit des Systems  geringe Anfang 2000 begann ein sorgfältiger Auswahlprozess, in dem eine Reihe von Produkten hinsichtlich ihrer Eignung für Novartis untersucht wurden. Die Entscheidung fiel schließlich auf OPX2 Pharma, das in einem dreimonatigen Test alle Anforderungen des Lastenheftes zur Zufriedenheit der Spezialistengruppe erfüllen konnte. OPX2 Pharma erfüllt alle Anforderungen
„Eine wesentliche Stärke von OPX2 Pharma ist seine webbasierte und global einsetzbare Reportingfunktionalität, über die Novartis in dieser Form bisher nicht verfügte.“ hebt Karl Eric Leyser einen der wichtigsten Kundennutzen des Produkts hervor. OPX2 Pharma wurde speziell für die Bedürfnisse der Pharmaindustrie hinsichtlich Projektüberwachung und Vorhersage der Pipeline gestaltet. Es verfügt hierzu z.B. auch über Prognosewerkzeuge wie der Monte-Carlo-Simulation, um mit Szenarien der Projektportfolioentwicklung hinsichtlich Kosten, Erträgen und Ressourcenbedarf verlässliche Entscheidungsgrundlagen zu schaffen. Pharmaprojekte folgen einem strengen „Stage-Gate“-Prozess. Nach jeder abgeschlossenen Phase („Stage“) evaluiert das Projektportfoliomanagement die bisherigen Ergebnisse und untersucht die Auswirkungen einer Weiterentwicklung auf das Portfolio des Unternehmens. Mit einem „Go“ oder „No Go“ entscheiden die Portfoliomanager über mehrere Millionen Euro Investition in Forschungsprojekte. OPX2 Pharma will für diese Entscheidungen eine umfassende, konsistente, zuverlässige und aktuelle Datenbasis zur Verfügung stellen. Hierzu bildet es die Unternehmensorganisation vollständig auf allen Ebenen ab und integriert die Daten auf jeder Ebene entsprechend dem Informationsbedarf. Für das einzelne Projekt bzw. Teilprojekt ist dies z.B. ein auf die pharmazeutischen Belange ausgerichtetes Issue-Management, für das Linienmanagement die Sichtweise auf den aktuellen und künftigen Ressourcenbedarf und für das Portfoliomanagement die akkumulierten Aufwände und prognostizierten Erträge der einzelnen Produktsparten. Nicht nur die logische Struktur von OPX2 Pharma überzeugte Novartis, sondern auch seine Skalierbarkeit. Die Systemarchitektur von OPX2 ist darauf angelegt, mit der Zahl von Projekten, Anwendern und Abteilungen wachsen zu können, ohne an Geschwindigkeit oder Zuverlässigkeit einzubüßen. Nicht zuletzt war es sehr wichtig, dass OPX2 Pharma vielfache bidirektionale Schnittstellen mit anderen EDV-Systemen unterstützt. „Unser Ziel war es, weltweit nur noch ein einziges PM-Werkzeug in der Entwicklung zu haben. OPX2 Pharma hat alle Anforderungen unseres Lastenhefts erfüllt und zeichnet sich zusätzlich durch eine sehr gute Benutzerfreundlichkeit aus.“, fasst Karl Eric Leyser das Ergebnis des Auswahlprozesses zusammen. http://www.projektmagazin.de - Das interaktive Online-Magazin für modernes Projektmanagement Seite 2 2003 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion Einführungsprojekt: SUCCEED
Die weltweite Einführung von OPX2 Pharma als einheitliche IT-Lösung für Projektmanagement war selbst ein anspruchsvolles Projekt, das sich über insgesamt zwei Jahre erstreckte. Die von Karl Eric Leyser und Dr. Jürgen Schwarz, Leiter der Abteilung Global Decision Support, geleitete Projektgruppe entschied sich, die Altdaten aus dem bestehenden System in OPX2 zu übernehmen, damit die mehr als 1.000 Anwender der Planungs- und Reportingfunktionen nicht parallel auf zwei Systemen arbeiten mussten. Die Migration sollte in jeweils kurzer Zeit durchgeführt werden, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Deshalb realisierte Novartis gemeinsam mit Planisware, der Herstellerfirma von OPX2 Pharma, im ersten Schritt lediglich die Funktionen des bereits bestehenden Systems. Die Umsetzung der neu hinzu gewonnenen Möglichkeiten und die Schulung der Anwender darin fand erst sukzessive nach dem „Big Bang“ der Datenübernahme statt. Zusätzlich entzerrte die Projektgruppe den Zeitplan, indem es OPX2 Pharma zunächst in den drei europaischen Standorten einführte, während Japan und Amerika erst nach geglückter Umstellung folgten. Dieses Projekt mit dem Namen „SUCCEED“ hatte nicht nur auf die Implementierung einer neuen Software, sondern auch auf eine Vereinheitlichung und weitere Verbesserung der Geschäftsprozesse zum Ziel. OPX2 Pharma schaffte dabei die technische Grundlage für eine neue Qualität der Portfolioplanung. Mittlerweile haben ca. 600 Projekt- und Ressourcenmanager den Zugriff auf die volle Leistungsfähigkeit von OPX2 Pharma, ungefähr weitere 600 Manager können über die Reportingfunktion auf den Datenbestand lesend zugreifen und so personalpolitische, betriebswirtschaftliche und strategische Entscheidungen auf einer gesicherten Datenbasis treffen. Damit OPX2 Pharma diese zentrale Funktion vollständig erfüllen kann, muss es an die ERP-Systeme der Standorte angeschlossen sein, den Projektfortschritt der extern ablaufenden klinischen Studien erfassen können und schließlich von allen Mitarbeitern in der Forschung und Entwicklung die projektbezogenen Arbeitsaufwände gemeldet bekommen. Jeder Standort verfügt über ein eigenes ERP-System wie z.B. SAP. Damit die betriebswirtschaftlichen Daten aller Projekte standortübergreifend konsistent sind, bereiten die einzelnen ERP-Systeme die projektrelevanten Daten nach einem einheitlichen Datenmodell auf. OPX2 liest diese ein. Umgekehrt exportiert OPX2 Arbeitsaufwände, Vorgänge und ihre Kodierungen zu dem jeweiligen ERP-System. Zur Ergebnisdokumentation der klinischen Studien benutzt Novartis Pharma ein eigenes Programm namens Impact. Für dieses sogenannte Clinical Trial Management System (CTMS) entwickelte Novartis eine bidirektionale Schnittstelle zu OPX2. OPX2 übergibt an Impact die Stammdaten der klinischen Versuche (Codes zur eindeutigen Zuordnung, Zeitinformationen usw.). Impact meldet an OPX2 Pharma die Ist-Zeiten und kostenrelevante Faktoren wie z.B. die Patientenzahlen zurück. Die größte zu bewältigende Herausforderung bestand aber im Roll-Out der Zeiterfassung für ca. 9.000 rückmeldende Mitarbeiter. Die Arbeitszeiterfassung ist nicht nur der Kernprozess der Projektüberwachung sondern dient auch zur gegenseitigen Verrechnung von Aufwänden zwischen den Organisationseinheiten und als Datenbasis zur Prognose des zukünftigen Ressourcenbedarfs. Novartis betrieb hierzu bereits ein eigenständiges Zeiterfassungssystem, das aber keine Synchronisation mit den Projektstrukturen erlaubte und daher durch das OPX2-Modul Timecard ersetzt werden sollte. Die projektorientierte Zeiterfassung wurde weltweit innerhalb nur eines Monats umgesetzt, nachdem an allen Standorten die Planungskomponente von OPX2 Pharma implementiert war. Zur Vorbereitung dieses Ereignisses testete die Projektgruppe bereits ein halbes Jahr vorher eine Pilotinstallation. 250 Timecard-Koordinatoren wurden ausgebildet und sorgten für einen reibungslosen Start. Die Endanwender wurden mit fünfzehnminütigen E-learning-Einweisungen in den Deutsch, Englisch und Japanisch mit den neuen Möglichkeiten der Zeiterfassung durch Timecard vertraut gemacht. Im laufenden Betrieb unterstützen 100 Timecard-Koordinatoren die Eintragenden über eine telefonische Hotline und überprüfen die Eintragungen auf Fehler. Timecard erledigt seit November 2002 für den http://www.projektmagazin.de - Das interaktive Online-Magazin für modernes Projektmanagement Seite 3 2003 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion Forschungsbereich von Novartis Pharma die gesamte Arbeitszeiterfassung einschließlich der Fehlzeiten wie Urlaub und Krankheit. Die ERP-Systeme erhalten diese Daten dann über OPX2. Der Datenabgleich mit der zentralen Projektdatenverwaltung in OPX2 Pharma erfolgt über Batch-Jobs, die am Wochende automatisch ablaufen. Timecard erhält von OPX2 Pharma die Informationen über die laufenden Vorgänge, auf die gebucht werden kann und spielt dafür die überprüften Arbeitszeitdaten zurück. Der Schutz dieser z.T. vertraulichen Daten ist unter anderem dadurch gewährleistet, dass OPX2 Pharma die Personalstammdaten und die Zugriffsberechtigungen der Anwender aus dem zentralen Rechteverwaltungsystem von Novartis bezieht. OPX2 Pharma beherrscht die „neue Kunst“ des Projektmanagement
„Ein wesentlicher Vorteil ist die gewonnene Transparenz über die Projektdaten.“, fasst Karl Eric Leyser seine Erfahrungen mit OPX 2 Pharma zusammen. „Dies führt vor allem zu einer besseren Abwicklung der Projekte, da alle aktuellen Informationen schnell zur Verfügung stehen.“ Die von OPX2 Pharma beherrschte, „neue Kunst“ des Projektmanagements ist eine Kombination aus Projektportfoliomanagement, Multiprojektmanagement und Kommunikationsfähigkeit mit anderen EDV-Systemen des Unternehmens. Dies optimiert nicht nur die bestehende Situation, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten. Karl Eric Leyser wirft einen Blick in die Zukunft: „Es ist angedacht, die Reichweite des Projektmanagements auch auf weitere Elemente der Wertschöpfungskette wie z.B. das Marketing auszudehnen.“ http://www.projektmagazin.de - Das interaktive Online-Magazin für modernes Projektmanagement Seite 4 2003 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion

Source: https://www.projektmagazin.de/system/files/Novartis%20Pharma-Planisware.pdf